Selección de un ERP

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La importancia del impacto que el ERP va a tener en los procesos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, de tiempo y de esfuerzo, conllevan que el proceso de selección de la nueva herramienta sea un tema delicado y de gran importancia.

Asimismo hay que considerar que la elección de un ERP no es una tarea que se afronta con frecuencia. El éxito de la implantación de un ERP implica un cambio cultural y una transformación y redefinición de los procedimientos de la organización, y se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas

El producto

Se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales. El aspecto técnico deberá ajustarse lo máximo posible a la utilización de estándares del mercado, utilizando tecnologías no obsoletas. Deben tener un buen rendimiento durante su uso. Las funcionalidades deben cubrir la totalidad de los procedimientos de gestión establecidos.

Los procesos

La implantación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar la empresa a los nuevos modelos de negocio.

Las personas

Son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto

Tabla de contenidos

1 Cómo elegir un ERP
2 Metodología para la implantación de un ERP
3 Recomendaciones en la incorporación del ERP
4 ¿Por qué fracasan algunas implantaciones de ERP?
5 Enlaces externos

[editar] Cómo elegir un ERP

En el mercado podemos encontrar gran variedad de sistemas ERP con características y precios distintos. Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades diferentes y que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades. Por ello, un ERP no es una solución “tipo”, y las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras.

El objetivo debe ser obtener un producto que sea lo más apropiado para la empresa. Es decir, no elegir un sistema del que se usará un diez por ciento de su potencial, ni uno que resulte problemático al primer intento de ampliación o modificación.

Para seleccionar correctamente un ERP es necesario realizar un exhaustivo proceso de selección, en el que deberemos realizar entrevistas, ver demos, hablar con empresas que ya hayan implantado el sistema a adquirir etc. La primera reflexión que tiene que realizar la empresa es definir los procesos que van a integrarse en la solución informática y los departamentos o secciones de la empresa que están involucrados en ellos. A partir de aquí se debe hacer un análisis de las necesidades funcionales que deben ser cubiertas por la solución informática.

Esto se deberá realizar incluso aunque se tenga algún sistema informático de gestión ya implantado. En este caso, se deberá evaluar qué aplicaciones o funcionalidades de estas deben seguir manteniéndose, cuales nuevas se necesitan y cuales se deben suprimir. Llegado a este punto, las empresas accederán a los proveedores tecnológicos para saber si hay algún producto que cubra las necesidades, o si debe desarrollarse un sistema a su medida.

A continuación, se presentan diferentes aspectos que deben ser evaluados en el proceso de selección.

[editar] Aspectos funcionales

Bajo esta categoría se agrupan todos los criterios a evaluar que se encuentran ligados a las funciones que debe cumplir el sistema a implantar, así como los procesos que debe contemplar. Constituyen los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un ERP, y son:

Áreas soportadas: Comprobar que el ERP da soporte a todas las áreas de la empresa que lo requieran. Se deben valorar los diferentes módulos que se deben implantar.
Facilidad de uso: Es importante que el ERP sea fácil de utilizar para los empleados de la empresa, ya que si no lo es, se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve que se acabe no utilizando.
Adaptabilidad y flexibilidad: Evaluar hasta qué punto las necesidades de la empresa vienen comprendidas en el estándar, y qué partes se deben desarrollar fuera de este estándar, si esto es posible.
Facilidad de parametrización: Evaluar hasta qué punto la incorporación de un cambio es fácil de llevar a cabo.
Esquematización de la estructura de la empresa: El sistema debe disponer de unas estructuras de datos flexibles, con el fin de poder adaptarlas a la estructura organizativa de la empresa.
Interacción con otros sistemas: Facilidad para la comunicación con otros sistemas.
Facilidad en la elaboración de informes: Evaluar si la aplicación dispone de herramientas que le permitan al usuario editar sus propios informes en base a sus necesidades.
Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de usuario por transacciones y objetos de datos.

[editar] Aspectos técnicos

Son aquellos relacionados con las necesidades de infraestructura técnica necesarias para la puesta en marcha del sistema.

Adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente: Evaluar hasta qué punto es posible montar el ERP en el hardware disponible en la empresa, o en caso contrario, la inversión en infraestructura necesaria para albergar el ERP.
Multiplataforma: Comprobar si el ERP depende de una plataforma determinada (como Windows), o es posible elegir entre varias alternativas.
Base de datos: Determinar las bases de datos sobre las que puede trabajar el ERP.
Licencias: evaluar la necesidad de compra de otras licencias necesarias para el funcionamiento del nuevo sistema.
Instalación o actualización remota: Posibilidad de que el sistema permite la Instalación y desarrollo de labores de mantenimiento de forma remota.

[editar] Características propias del proveedor

Aquí se recogen criterios de evaluación para determinar la idoneidad del proveedor a seleccionar según su propia evolución. Es importante evaluar la solidez del proveedor, ya que si el proveedor deja de existir, la empresa se podría quedar con un sistema sin mantenimiento ni posibilidad de evolución.

Características del proveedor: Evaluar su solidez, evolución histórica, clientes.
Otras implantaciones similares: Experiencia en implementaciones anteriores de dicho ERP que han sido implantadas en empresas de similares características y necesidades a la nuestra, así como el éxito de dichas implantaciones.
Evolución del ERP: Conviene conocer la evolución y origen de la herramienta.
Confianza: confianza que el proveedor ofrece.

[editar] Características del servicio

A continuación se enumeran diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta, referentes al tipo de servicio ofertado por el proveedor, tanto en el proceso de implantación del ERP en la empresa, como en el posterior servicio de soporte y mantenimiento del mismo:

Alcance de la implantación: que va a suponer desde el punto de vista del producto su adecuación a la empresa; esto incluye:

Instalación del ERP en el sistema informático de la empresa
Necesidades tecnológicas necesarias para implantar el ERP
Adaptación y parametrización, del ERP a las características particulares de la empresa,
Desarrollos a medida de programas, para cubrir funcionalidades no cubiertas por el ERP

Metodología de implantación: Existencia de una metodología de implantación, que incluya un Plan de implantación detallado que especifique:

Calendario de la implantación por fases
Grado de participación de los usuarios en la implantación en cada una de las fases
Conversión/Migración de datos actuales hacia el nuevo sistema
Plan y periodo de pruebas
Detallar cuando se considera finalizado el proceso de implantación

Formación de usuarios: Método y tiempo de adaptación de los usuarios.
Garantía del producto: Alcance de dicha garantía en el tiempo, en aspectos funcionales y técnicos.
Licencia: Alcance de la licencia, si incluye el soporte post-venta, y el alcance de este soporte.
Servicio Post Venta:

Actualizaciones o versiones del producto: definir en el contrato la posibilidad de recibir actualizaciones o nuevas versiones del ERP.
Soporte y hot-line: posibilidad de disponer de un servicio de atención a consultas y resolución de problemas relacionados con el ERP.
Contrato de mantenimiento: Qué términos incluye: período y servicios que incluye.

[editar] Aspectos económicos

Son los relacionados con los costes de licencias, de servicio de mantenimiento y de implantación y pueden ser:

Coste del ERP: Evaluar el coste del sistema. Conocer cuales son los elementos para calcular el coste: usuarios, módulos adquiridos o por Licencias.
Coste del hardware: que supone la adquisición de equipamiento necesario para la nueva plataforma.
Coste de implantación: Coste estimado de consultoría.
Costes adicionales: Los derivados de las adaptaciones. Costes de licencias de otros productos sobre los que se apoya el ERP.
Coste de la migración de datos, en el caso de que la empresa tuviera una base de datos con anterioridad.
Forma de pago: Conocer el reparto de pagos a lo largo del proyecto.
Mantenimiento: Tipo de contrato ofrecido.

[editar] Metodología para la implantación de un ERP

A continuación se define una metodología adecuada para la implantación de un ERP. Esta metodología debe adaptarse en función de las necesidades y el alcance de la implantación.

Selección del ERP
1. Documentar necesidades de la empresa
  1. Análisis de necesidades de la empresa
  2. Determinar equipo de proyecto
2. Primera selección
  1. Búsqueda en el mercado de un ERP que se adapte a esas necesidades
  2. Primer contacto con proveedores de varios de los ERPs que se adapten a las necesidades.
  3. Entrevistar posibles candidatos y recopilar Información
  4. Elaboración de listado de criterios a tener en cuenta. Los aspectos a tener en cuenta son los mencionados en el apartado 1: funcionales, técnicos, del proveedor, de servicio, económicos.
  5. Evaluar los candidatos según los criterios definidos. Hacer una valoración con puntuaciones y ver cuales obtienen las mejores.
  6. Documentación de la selección y elaboración del plan de trabajo
3. Selección final del ERP a implantar
  1. Organizar visita a los proveedores
  2. Proveedores hacen una demo del producto
  3. Decisión final – Negociación del contrato
Selección del equipo de consultoría
1. Documentar bases de la búsqueda
  1. Organizar la búsqueda: quién va a implantar el producto seleccionado anteriormente.
  2. Elaborar listado de criterios para seleccionar consultora
2. Selección de candidatos
  1. Entrevistar posibles candidatos y recopilar información
  2. Evaluación de los candidatos
  3. Decisión final – Negociación
Presentación y planificación general del Proyecto

[editar] Recomendaciones en la incorporación del ERP

Una vez instalado el ERP en la empresa, y realizadas las tareas de migración o conversión de datos, comienza la tarea de implantación del ERP en la organización. Esta tarea puede resultar compleja, y debe estar claramente especificado en un documento ad-hoc, describiendo con detalle cada uno de los pasos y verificaciones a realizar.

El éxito en la implantación se dará cuando el nuevo sistema se use por todos los usuarios a pleno rendimiento. Para ello se recomienda:

Probar todas las funcionalidades que proporciona el nuevo sistema por los diferentes usuarios.
Volver a informar a los usuarios sobre los beneficios que ofrece el ERP.
Formación personalizada, orientada al sistema propio implantado en la empresa, y no al estándar.
Que durante un periodo de tiempo predefinido la empresa funcione en paralelo con los dos sistemas, el antiguo y el ERP.

[editar] ¿Por qué fracasan algunas implantaciones de ERP?

Es conveniente conocer las principales causas que provocan el fracaso en la implantación de los ERP en las empresas, con el fin de evitar los errores cometidos por dichas organizaciones y alcanzar el éxito en nuestro caso. Los principales motivos de fracaso son:

Escoger un ERP no adecuado: Producto que no se ajusta a las necesidades de la empresa.
ERPs infrautilizados: Se implanta un ERP con muchas más funcionalidades de las necesarias, con lo que cuesta más, tarda más en implantarse y es más complicado de manejar.
ERPs poco o nada desarrollados: Después de la implantación no siguen desarrollándose en función de las necesidades, con lo que se estancan.
Trabajadores no involucrados en el proceso: Con la implantación del ERP, los procesos de trabajo se realizan de manera distinta, lo que provoca cambios en la manera de trabajar de los empleados.

La solución a esta problemática consiste en conocer las necesidades reales y específicas de la empresa y elegir en función de éstas el ERP más adecuado. Además, es necesario involucrar a los usuarios en el proceso, informándoles de las ventajas del cambio y formándoles adecuadamente, para poder realizar posteriormente un uso óptimo del sistema.