Gestión documental
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La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc. La gestión documental no es un concepto nuevo, ya que existe prácticamente desde que existe la escritura.
No obstante, las tecnologías de la información han permitido hacer grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental (DMS, del inglés, Document Management System). Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico.
La gestión documental incluye la gestión de archivos administrativos, contables, técnicos y cualquier otro documento que maneje la organización. Así, con una aplicación de gestión documental se podría mantener un control sobre los documentos de facturas, albaranes y pedidos de una empresa, y desde la misma aplicación mantener documentación técnica, gestionando diferentes permisos para que personas de diferentes departamentos puedan acceder a unos y otros.
Tabla de contenidos |
[editar] Aspectos de la gestión documental
La gestión documental puede abarcar muchos grados de complejidad, dependiendo de la cantidad de documentación que haya, y el grado de eficiencia con el que se quiera gestionar. No obstante, existen unos aspectos básicos, o unos criterios que hay que tener en cuenta para gestionar documentos, y cuando se implanta un sistema de gestión documental.
| Localización | Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se accederá a ellos |
| Clasificación | Cómo se organizarán. Qué métodos se usarán para guardarlos de manera que luego sean fácilmente recuperables. Los sistemas de gestión documental se sirven de bases de datos. |
| Recuperación | Cómo se encuentran los documentos. Existencia de algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación |
| Seguridad | Políticas de seguridad que definan cómo proteger los documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de autorización |
| Recuperación de desastres | Políticas de protección contra desastres, y recuperación de la información en caso de que estos sucedan. |
| Custodia | Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Qué documentos se pueden eliminar. |
| Distribución | Cómo se distribuyen los documentos para quienes los necesitan. Qué sistema de distribución se elige |
| Workflow | Flujo entre las diferentes personas de la organización. Establecimiento de reglas para que este flujo sea ágil, seguro y cumpla las normas de seguridad de los documentos. |
| Creación | Cómo se crean documentos en un entorno colaborativo, controlando las versiones y niveles de autorización |
| Autenticación | Validación de la autenticidad de los documentos. |
Los sistemas informáticos de gestión documental suelen contemplar estos aspectos.
[editar] Componentes de la gestión documental
De cara a dar respuesta a los criterios mencionados anteriormente, los sistemas informáticos de gestión documental suelen integrar una serie de elementos comunes a todos ellos.
[editar] Metadatos
Al margen de la información contenida en el documento, conviene almacenar información del propio documento: fecha de creación, autor, tamaño, propiedades, compañía, materia que trata… Actualmente prácticamente cualquier aplicación informática que genere documentos es capaz de almacenar todos estos metadatos.
[editar] Integración
Integración de todo tipo de documentos en la misma aplicación de gestión de forma que un usuario pueda crearlo, abrirlo, editarlo, guardar nueva versión, todo sin salir de la aplicación.
[editar] Captura
Posibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes, o textos que se tienen en papel u otros formatos, escaneándolos. Esto incluye funcionalidad OCR, (reconocimiento de texto), que al escanear texto lo traslada a documento de texto, en vez de documento de imagen. Una vez digitalizados es posible integrarlos en el sistema de gestión informático.
[editar] Indexación
Consiste en poner identificadores únicos a los documentos de forma que sean más sencillos de localizar. Además de esto, cuando el volumen de documentos es grande conviene utilizar otras técnicas como categorización y agrupaciones de índices para que se puedan hacer búsquedas en árbol y no sea necesario recorrer todos los elementos en una búsqueda.
[editar] Almacenamiento
Almacenamiento de los documentos electrónicos, en una base de datos. Contemplará funcionalidad para definir cuánto tiempo se mantienen, cómo hacer migraciones a otro sistema de almacenamiento, sistema de copias de seguridad, para recuperar en caso de fallo del primer sistema.
[editar] Recuperación
Herramientas para recuperar un determinado archivo almacenado. No siempre se conocerá el identificador único del archivo, por lo que la aplicación debería proporcionar la posibilidad de encontrarlo por título, u otros metadatos como tamaño, autor, etc, pudiendo hacer búsquedas más eficientes.
[editar] Distribución
La aplicación deberá proporcionar un canal de distribución de los archivos, en caso de que estos deban ser distribuídos.
[editar] Seguridad
La aplicación debe garantizar que los documentos tengan el nivel de seguridad adecuado. Habrá documentos con información sensible que no deberían poder ser accedidos más que por el personal indicado. Además, debe aportar seguridad frente a posibles intrusiones externas a la organización.
[editar] Workflow
El flujo de transmisión de los documentos se define por parte de la organización, por ejemplo: un empleado crea un documento técnico, un supervisor debe aprobarlo, y después alguien de administrador debe firmarlo. En caso de que la revisión no sea válida el documento debe volver al redactor. La aplicación debe ser capaz de manejar los flujos definidos por la organización y seguirlos de forma automática. En el ejemplo anterior, cuando el empleado da por terminado el documento, la aplicación lo pone listo para revisión, y según la revisión finaliza, la aplicación gestiona a quién debe llegarle.
[editar] Colaboración
En muchos casos, los documentos no serán tarea de una sola persona, si no que habrá varias trabajando en el mismo. En este caso, la aplicación debe proporcionar un soporte para que las actualizaciones que se hacen sobre un documento no se alteren mutuamente, es decir, que dos personas no puedan, por ejemplo, editar la misma parte de un documento simultáneamente. Esto se suele conseguir con el bloqueo de documentos, cuando una persona está trabajando sobre un documento nadie más puede utilizarlo.
[editar] Control de versiones
Como muchas personas pueden trabajar sobre el mismo documento, es necesario llevar un control de versiones del mismo. Las aplicaciones de gestión documental suelen integrar esto, de forma que cada vez que un documento se modifica se guarda un histórico con el autor y los cambios realizados. Este histórico, además del control, permite volver a versiones anteriores, en caso de que una nueva modificación no sea aceptada.
[editar] Términos relacionados
- Sistema de gestión de contenidos: Es un concepto muy similar, pero los sistemas de gestión de contenidos suelen ser utilizados sobre todo a nivel de los contenidos de una web, aunque comparten muchas características a nivel administrativo con los sistemas de gestión documental.
- Gestión de conocimiento: captura, estructuración, almacenamiento y distribución del conocimiento de una organización; este conocimiento es el aprendido de la experiencia y otras fuentes, surge de documentar procesos habituales en la organización, de elaborar guías de buenas prácticas etc. Este término es más global que el de gestión documental, y de hecho la gestión del conocimiento puede apoyarse en los sistemas de gestión documental.
[editar] Ventajas y desventajas
Implantar un sistema de gestión documental tiene las siguientes ventajas y desventajas:
[editar] Ventajas
- Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
- Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
- Ahorro: reducción del espacio de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información.
- Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
- Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.
[editar] Desventajas
- Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto coste económico.
- Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización
