Factura electrónica

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Una factura electrónica es un documento equivalente a una factura en papel, pero cuyo soporte es digital (un fichero informático), su transmisión es digital (de un ordenador a otro), y está firmada digitalmente por una autoridad certificadora.

Tabla de contenidos

1 Definición
- 1.1 Requisitos de la factura electrónica
- 1.2 Beneficios de la factura electrónica
2 Formatos de la factura electrónica
3 Obligaciones para el expedidor
4 Obligaciones para el destinatario
5 Véase también
6 Enlaces externos

[editar] Definición

La ley define la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor.

La factura electrónica no significa necesariamente facturación automática. No obstante, dado el origen electrónico de este tipo de facturas, es más sencillo implantar un aplicativo que automatice la generación, firma digital y envío de facturas.

[editar] Requisitos de la factura electrónica

Se definen tres condicionantes para la realización de la factura electrónica.

El soporte de la factura ha de ser electrónico, siendo válidos numerosos formatos: PDF, EDIFACT, XML, html, doc, txt, jpeg, entre otros.

Debe transmitirse telemáticamente, partir de un ordenador (el del emisor) y llegar a otro ordenador (el del destinatario).

Tanto el formato como la transmisión anteriores deben garantizar su integridad y autenticidad por medio de una firma electrónica.

Estos tres requisitos deben cumplirse para que una factura electrónica sea válida.

Además, para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel es necesario el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

[editar] Beneficios de la factura electrónica

Sencillez para conservar las facturas emitidas. No es necesario conservar la factura como tal, si no la base de datos que permite generarlas.

Legibilidad. A menudo las facturas escritas a mano pueden resultar confusas o difíciles de leer. La factura electrónica, generada por medios digitales será siempre legible.

Acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión, facilitando los procesos de auditoría, y agilizando la localización de información. Esto consigue procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Ahorro en el gasto de papelería, y ahorro en espacio para almacenamiento de documentación.

Seguridad y confianza. El origen de la factura está mejor acreditado, y hay mayor dificultad de falsificación.

[editar] Formatos de la factura electrónica

La factura electrónica debe tener un formato electrónico, como se ha descrito anteriormente. No hay, en principio, restricciones para el formato, pero sí que hay algunos formatos que son más usados, por ser formatos estándar.

PDF: El formato PDF firmado digitalmente.

EDIFACT: Formato EDI (del inglés, Electronic Data Interchange), estándar de comunicación de las Naciones Unidas. EDI proporciona una sintaxis y unos mensajes estándar que permiten la comunicación entre diferentes países e industrias. Por tanto es necesario que ambas partes tengan la tecnología adecuada para interpretar EDI, y los ficheros en formato EDIFACT.

XML. Archivos en formato XML (del inglés eXtended Markup Language), que permiten firmarse digitalmente.

Aunque se pueden usar muchos más formatos (JPEG, DOC, TXT, GIF…) las Administraciones aconsejan el uso de formatos estándar.

[editar] Obligaciones para el expedidor

El emisor de la factura electrónica tiene las siguientes obligaciones:

Acordar con el receptor de la factura que ésta sea en formato electrónico. Es necesario el consentimiento expreso del cliente para facturarle electrónicamente. El proveedor debe respetar el derecho del cliente a recibir sus facturas en papel. Así mismo, el destinatario debe estar de acuerdo con el formato de la factura electrónica.
Crear la factura mediante una aplicación informática diseñada al efecto, y con los contenidos obligatorios mínimos, que son los mismos que para facturas de papel:
- Número de Factura
- Fecha de expedición
- Razón social emisor y receptor
- NIF emisor y receptor
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones o conceptos.
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- Fecha prestación de servicio si fuera distinta que la de expedición de la factura.
Firmarla electrónicamente con una firma digital válida. Las facturas firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidas. Por ello, el software del expedidor deberá comprobar la validez del certificado antes de firmar la factura.
Envío por medios electrónicos de la factura.
Conservación de copias de las facturas o matrices de las mismas. Es decir, se deben conservar bien las facturas generadas o bien los datos que permitieron generarlos (en base de datos o similares) junto al sistema informático que los generó
Contabilización de la factura.
Conservación durante el periodo de prescripción
Debe garantizar que la factura o los datos de la misma son completamente accesibles para posibles inspecciones o auditorías.

[editar] Obligaciones para el destinatario

El receptor de la factura electrónica tiene las siguientes obligaciones:

Al recibir la factura debe verificar los contenidos mínimos exigibles descritos anteriormente.
Disponer del software que permita verificar la validez de la firma, y verificar tal validez nada más recibirla.
Asegurarse de que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado.
Contabilización de la factura
Conservación durante el periodo de prescripción
Garantizar la accesibilidad a todas las facturas para posibles inspecciones o auditorías.
NO alterar el formato de la factura. Debe conservarse en el formato recibido, que previamente se debió pactar con la empresa proveedora