Faktura elektronikoa

Wiki E-Kontsulta(e)tik

Faktura elektronikoa dokumentu bat da paperezko faktura baten balio berdina duena baina euskarri digitalean datorrena (fitxategi informatikoa), bide digitalez zabaltzen dena (ordenagailu batetik bestera), eta bere egiatasuna bermatzen duen autoritate ziurtagiri-emaile baten sinadura digitala daramana.

Edukiak

1 Definizioa
- 1.1 Faktura elektronikoaren betekizunak
- 1.2 Faktura elektronikoaren onurak
2 Faktura elektronikoaren formatuak
3 Igorlearen betebeharrak
4 Hartzailearen betebeharrak
5 Ikusi baita ere
6 Kanpo estekak

[aldatu] Definizioa

Legeak honela definitzen du faktura elektronikoa: dokumentu elektroniko bat fakturei eskatu ahal zaizkien lege eta araudien aldetiko betebehar guztiak betetzen dituena eta, gainera, bere jatorriaren autentikotasuna eta bere edukiaren integritatea bermatzen duena, horri esker faktura bakoitza bere derrigorrezko igorle tributarioarekin lotu baitaiteke.

Faktura elektronikoak ez du beti fakturazio automatikoa esan nahi. Halere, nola faktura hauek elektronikoak izaten diren, errazagoa da aplikazio bat ezartzea fakturak automatikoki sortzeko, sinadura digitala egiteko eta fakturak igortzeko.

[aldatu] Faktura elektronikoaren betekizunak

Hiru baldintza bete behar dira faktura elektroniko bat egiteko.

Fakturak euskarri elektronikoa izan behar du. Horretarako hainbat formatu erabil daitezke: PDF, EDIFACT, XML, html, doc, txt, jpeg, e.a.

Telematikoki bidali behar da: hau da, ordenagailu batetik bidali (igorlearenetik), eta beste ordenagailu batera iritsi (jasotzailearenera).

Bai formatuak eta bai transmisioak dokumentuaren integritate eta autentikotasuna bermatu behar dute sinadura elektroniko baten bidez.

Hiru baldintza horiek bete behar dira faktura elektroniko bat baliozkoa izateko.

Bestalde, faktura elektroniko batek paperezko faktura baten legezko balio berdina izan dezan alderdi biek (igorleak eta hartzaileak) euren oniritzia eman behar dute.

[aldatu] Faktura elektronikoaren onurak

Faktura elektronikoak errazago gordetzen dira. Ez dago zertan fakturak eurak gorde, baizik eta fakturak sortzeko darabilgun datu-basea.

Irakurgarritasuna. Askotan eskuz egindako fakturak ilunak edo irakurtzeko zailak izaten dira. Digitalki sortutako faktura irakurterraza da beti.

Fakturen erabateko irisgarritasuna: oso erraza da faktura elektronikoak ikustea, bilaketa selektiboak egitea, kopiatu, deskargatu eta inprimatzea. Hartara, auditoriak errazago egiten dira eta informazioa azkarrago aurkitzen da eta, ondorioz, prozesu administratiboak azkarragoak eta eraginkorragoak dira.

Faktura elektronikoekin paper gutxiago erabiltzen da eta dokumentazioa biltegiratzeko toki gutxiago behar da.

Segurtasuna eta konfiantza. Fakturaren jatorria hobeto ziurtatuta dago eta zailago da faltsifikazioak egitea.

[aldatu] Faktura elektronikoaren formatuak

Gorago esan bezala, faktura elektronikoak formatu elektronikoa behar du. Printzipioz ez dago mugarik formatuari dagokionez, baina badira formatu batzuk beste batzuk baino gehiago erabiltzen direnak, formatu estandarrak direlako.

PDF: PDF formatua sinadura digitalarekin.

EDIFACT: EDI formatua (ingelesezko Electronic Data Interchange), Nazio Batuen erakundeko komunikaziorako formatu estandarra. EDIk sintaxi eta mezu estandarrak eskaintzen ditu herrialde eta industria ezberdinen arteko komunikazioa ahalbideratzeko. Beraz, alderdi biek izan behar dute EDIa interpretatzeko behar den teknologia, eta fitxategiak EDIFACT formatuan.

XML: XML (ingelesezko eXtended Markup Language) formatuko fitxategiak, digitalki sinatu daitezkeenak.

Nahiz eta beste formatu asko erabili ahal izan (JPEG, DOC, TXT, GIF…), Administrazioek formatu estandarrak erabiltzea gomendatzen dute.

[aldatu] Igorlearen betebeharrak

Faktura elektronikoa igortzen duenak ondoko baldintzak bete behar ditu:

Adostu egin behar du fakturaren hartzailearekin faktura hori formatu elektronikoan izatea. Bezero bati faktura elektronikoa bidaltzeko, bezero horrek aldez aurretik espresuki eman behar du bere oniritzia. Bezeroak faktura bat paperean jaso nahi badu hornitzaileak errespetatu egin behar du haren nahia. Era berean, hartzailea ados egon behar da faktura elektronikoaren formatuarekin.

Fakturak egiterakoan, zeregin horretarako espresuki diseinatutako aplikazio informatiko bat erabili behar da, eta fakturaren gorputzean derrigorrez agertu behar dira gutxieneko datu batzuk, hain zuzen ere, paperezko fakturetan agertu behar direnak:
- Faktura zenbakia
- Igorpen data
- Igorle-hartzaileen izen sozialak
- Igorle-hartzaileen Identifikazio Fiskaleko Zenbakiak
- Igorle-hartzaileen helbideak
- Eragiketa edo kontzeptuen deskripzioa.
- Zerga-tasa
- Zerga-kuota
- Zerbitzua ematen den data, baldin data hori eta fakturaren igorpen data ezberdinak badira.

Faktura elektronikoki sinatu behar da sinadura digital baliozko batekin. Baldin faktura bat sinatzen duen ziurtagiria ezeztatua edo iraungia balego faktura hori igortzen den datarako, faktura horrek ez luke baliorik. Horregatik, igorlearen softwareak ziurtagiria baliozkoa dela egiaztatu beharko du faktura sinatu aurretik.

Faktura bide elektronikoz igorri behar da.

Fakturen kopiak edo matrizeak gorde behar dira. Hau da, gorde egin behar dira egin diren fakturak edo faktura horiek egiteko erabili diren datuak (datu-base batean edo antzeko zerbaitetan), bai eta fakturak sortzeko erabili den sistema informatikoa ere.

Fakturaren kontabilizazioa.

Faktura preskripzio-epean gorde behar da

Bermatu behar da bai faktura eta bai bere datuak erabat eskura daudela ikusketak edo auditoriak egiteko.

[aldatu] Hartzailearen betebeharrak

Faktura elektronikoaren hartzaileak ondoko baldintzak bete behar ditu:

Faktura jasotzen duenean egiaztatu egin behar ditu gorago aipatu diren derrigorrezko gutxieneko datuak.

Sinadura baliozkoa dela egiaztatzen duen softwarea eduki behar du, eta sinadura jaso bezain laster baliozkoa dela egiaztatu behar du.

Ziurtatu behar du faktura sinatzeko erabili den ziurtagiria ez dagoela iraungia ez ezeztatua.

Fakturaren kontabilizazioa

Faktura preskripzio-epean gorde behar du

Bermatu behar du faktura guztiak eskura daudela ikuskapenak edo auditoriak egiteko.

EZ aldatu fakturaren formatua. Faktura bat beti gorde behar da jaso den formatuan, eta formatu hori aldez aurretik enpresa hornitzailearekin adostu behar da.