ERP bat aukeratu

Wiki E-Kontsulta(e)tik

Kontuan izanik ERPak antolakundearen prozesuetan izan dezakeen eragin handia, eta diru, denbora eta ahalegin aldetik eskatzen duen inbertsioa, tresna hori aukeratzea oso gauza delikatu eta garrantzitsua da.

Era berean, kontuan izan behar da ERP bat aukeratzea ez dela maiz egiten den gauza bat. ERP baten ezarpena arrakastatsua izateko, aldaketa kultural bat burutu behar da eta antolakundearen prozedurak aldatu eta birdefinitu. Prozesu horren arrakasta hiru zutabetan oinarritzen da: produktua, prozesuak eta pertsonak.

Produktua

Hau da, ERP sistema, bere ezaugarri tekniko eta funtzionalak. Alderdi teknikoa ahalik eta gehien egokitu beharko da merkatuko estandarretara, zaharkitu gabeko teknologiak erabilita. Etekin ona eman behar dute erabiltzen diren denboran. ERP sistemaren funtzionalitateekin posible izan behar da zehaztutako kudeaketa prozedura guztiak burutzea.

Prozesuak

ERP bat ezartzeko, prozesuen berringeniaritza bat egin behar da, enpresa hori negozio eredu berrietara egokitzeko.

Pertsonak

Hau da, giza-baliabideak, sistemaren bizitza-zikloan parte hartzen dutenen jakintza eta trebeziak, proiektuari bultza egiten dioten erabiltzaile, analista, aholkulari eta zuzendarien jakintza eta trebeziak, alegia.

Edukiak

1 Nola aukeratu ERP bat
2 ERP bat ezartzeko metodologia
3 ERPa enpresan ezartzeko gomendioak
4 Zergatik egiten dute porrot ERP ezarpen batzuek?
5 Kanpo estekak

[aldatu] Nola aukeratu ERP bat

Merkatuan era askotako ERP sistemak daude, ezaugarri eta prezio ezberdinetakoak. Garrantzitsuena da ongi ulertzea antolakunde bakoitzak premia berezi batzuk dituela eta ERPa eta bere parametrizazioa beharrizan horien araberakoak izan beharko direla. Horregatik, hain zuzen, ERP bat ez da konponbide “tipo” bat, eta antolakunde baterako egokiak diren konponbideak baliteke beste baterako ez izatea.

Helburua izan behar da enpresa baten beharrizanetarako ahalik eta egokiena den produktu bat lortzea. Hau da, ez da aukeratu behar bere potentzialaren %10 baizik erabiliko ez den sistema bat, eta ezta ere handitu edo aldatu nahi dugun bezain laster arazoak ematen hasiko dena.

ERP bat egoki hautatzeko aukeraketa prozesu oso zorrotza egin behar da, elkarrizketak eginez, demoak ikusiz, erosi nahi dugun sistema hori jadanik ezarrita daukaten enpresekin hitz eginez, e.a. Enpresak lehenbizi egin behar duen lana da erabakitzea zein prozesu integratu nahi dituen sistema informatikoan eta zeintzuk diren enpresako prozesu horietan inplikatuta dauden enpresako sail edo atalak. Ondoren, konponbide informatikoak bete beharko dituen beharrizan funtzionalak aztertu behar dira.

Lan hori berdin egin beharko da enpresan kudeaketako sistema informatiko bat lehendik ezarrita balego ere. Kasu horretan, ebaluatu egin beharko litzateke lehendik dauden aplikazio edo funtzionalitate horietatik zeintzuk mantendu eta ezabatu behar diren eta zein aplikazio berri ezarri behar diren. Puntu horretara ezkero, enpresak teknologiako hornitzaileetara joko du jakiteko ba ote dagoen merkatuan bere premiak betetzeko moduko produkturik ala bere beharrizanetara egokitutako sistema bat garatu behar ote den.

Hona hemen aukeraketa prozesuan kontuan hartu behar diren zenbait alderdi.

[aldatu] Alderdi funtzionalak

Izenburu horren azpian sartzen dira ezarri nahi den sistemak bete behar dituen funtzioekin zerikusia duten ebaluatu beharreko irizpide guztiak, eta baita ere sistema horrek bete behar dituen prozesuak. Horiek dira, hain zuzen, ERP bat aukeratzean kontuan hartu behar diren alderdi garrantzitsuenak. Hona hemen zeintzuk diren:

Soportatzen dituen arloak: Egiaztatu behar da ERPak behar diren enpresako arlo guztiak soportatzen dituela. Ezarri beharko diren moduluak baloratu behar dira.
Erabilerraztasuna: Garrantzitsua da ERPa erabilerraza izatea enpresako langileentzat, zeren erraza ez bada langileek batere ez erabiltzea erabaki baitezakete.
Moldagarritasuna eta malgutasuna: Ebaluatu behar da zenbateraino dauden sartuta estandarrean enpresaren beharrizanak eta zein zati garatu behar diren estandar horretatik kanpo halakorik egitea posible izanez gero.
Parametrizaziorako erraztasuna: Aztertu zenbateraino den erraza aldaketak sartzea.
Enpresako egituraren eskematizazioa: Sistemak datu egitura malguak izan behar ditu, enpresaren antolaketa-egiturara egokitu ahal izan daitezen.
Beste sistemekiko elkarreragina: Beste sistema batzuekin komunikatzeko daukan erraztasuna.
Txostenak prestatzeko erraztasuna: Ikusi ea aplikazioak tresnarik eskaintzen ote dion erabiltzaileari honek behar dituen txostenak prestatzeko.
Segurtasuna: Erabiltzaile profilak transakzio eta datu objektuen bidez zehazteko aukera.

[aldatu] Alderdi teknikoak

Sistema martxan jartzeko behar den azpiegitura teknikoarekin lotutako elementuak dira alderdi teknikoak.

Bezeroak instalatuta daukan egiturarekiko moldagarritasuna: Aztertu zenbateraino den posible enpresak ezarrita daukan hardwarean ERPa muntatzea edo, hori posible ez balitz, zenbat gastatu beharko litzatekeen ERPa ostatatzeko behar den azpiegitura jartzeko.
Multiplataforma: Ikusi ERPa plataforma jakin batean bakarrik dabilen (esaterako, Windows-en), ala alternatiba zenbaiten artean aukeratzerik badagoen.
Datu-basea: Zehaztu zein datu-basetan egin dezakeen lan ERPak.
Lizentziak: Ikusi sistema berria martxan jartzeko beste lizentziarik erosi behar ote den.
Urrutiko instalazio edo eguneratzea: Ikusi sistemak aukerarik ematen ote duen instalazioa eta mantentze lanak urrutitik egiteko.

[aldatu] Hornitzailearen ezaugarriak

Hornitzaile egokiena zein den jakiteko aplikatu behar diren ebaluazio irizpideak biltzen dira hemen. Oso garrantzitsua da hornitzailearen sendotasuna aztertzea, zeren hornitzaileak porrot egiten badu enpresak ezingo du egin sistemaren mantenimendua eta sistema garatzeko aukerarik gabe geratuko da.

Hornitzailearen ezaugarriak: Aztertu hornitzailearen sendotasuna, bilakaera historikoa, bezeroak...
Antzeko beste ezarpen batzuk: Ikusi ERP hori gurea bezalako ezaugarri eta beharrizanak dituzten beste enpresa batzuetan instalatu ote den eta nolako emaitzak eman dituzten esperientzia horiek.
ERParen bilakaera: Komenigarria da jakitea zein den tresnaren bilakaera eta jatorria.
Konfiantza: Hornitzaileak ematen duen konfiantza.

[aldatu] Zerbitzuaren ezaugarriak

Jarraian aipatzen dira hornitzaileak ERPa enpresan ezartzeko prozesuan zehar eta baita ere ondoko laguntza eta mantentze zerbitzuan zehar eskaintzen duen zerbitzuaren inguruan kontuan izan beharreko zenbait gauza.

Ezarpenaren norainokoa: produktua enpresara egokitzeko behar den guztia, ondoko pausuak barne:
- ERPa enpresaren sistema informatikoan instalatu
- ERPa instalatzeko behar diren baliabide teknologikoak
- ERPa enpresaren ezaugarri berezietara egokitu eta parametrizatu,
- Programak neurrira garatu, ERPak betetzen ez dituen funtzionalitateak emateko

Ezarpenerako metodologia: ezarpenerako metodologia bat egon behar da eta bere barruan Ezarpen Plan zehatz bat ondoko elementuak argi zehaztuta izango dituena:
- Ezarpen faseen egutegia
- Erabiltzaileen partaidetza maila ezarpen prozesuko fase bakoitzean
- Egungo datuak sistema berrira Bihurtu/Migratu
- Froga-plana eta froga-aldia
- Zehaztu noiz dagoen bukatuta ezarpen aldia

Erabiltzaileen prestakuntza: erabiltzaileak egokitzeko metodo eta denbora.

Produktuaren bermea: berme horren iraupena eta bere eduki funtzional eta teknikoa.

Lizentzia: lizentziaren norainokoa, saldu osteko laguntza zerbitzua eskaintzen ote duen eta, eskainiko balu, laguntza horren norainokoa.

Saldu osteko zerbitzua:
- Produktuaren eguneratzeak edo bertsioak: adierazi kontratuan ERParen eguneratzeak edo bertsio berriak jasotzeko aukera.
- Laguntza zerbitzua eta hot-line: ERPari buruzko galderei erantzuteko eta arazoak konpontzeko arreta zerbitzu bat izateko aukera.
- Mantenimendu kontratua: zehazten dituen baldintzak: iraupena eta eskaintzen dituen zerbitzuak.

[aldatu] Alderdi ekonomikoak

Lizentzien kostuarekin eta mantentze eta ezarpen kostuekin lotutako gaiak. Honako hauek hain zuzen:

ERPren kostua: Aztertu sistemaren kostua. Jakin zeintzuk diren kostua kalkulatzeko erabili behar diren elementuak: erabiltzaileak, erositako moduluak edo lizentziak.
Hardwarearen kostua: Zenbat ordaindu behar den plataforma berrirako behar den ekipamendua erosteko.
Ezarpenaren kostua: Aholkularitzaren gutxi gora-beherako kostua.
Kostu gehigarriak: Egokitzapen kostuak. ERPak lan egiteko behar dituen beste produktu batzuen lizentzien kostua.
Datu-migrazioaren kostua, baldin enpresak datu-base bat balu lehendik.
Ordainkera: Jakin nola zatikatuko diren ordainketak proiektuan zehar.
Mantenimendua: Eskainitako kontratu mota.

[aldatu] ERP bat ezartzeko metodologia

Hona hemen ERP bat ezartzeko metodologia egoki bat. Metodologia hori egokitu egin beharko da beharrizanen eta ezarpenaren norainokoaren arabera.

ERPa aukeratu
1. Dokumentatu enpresaren beharrizanak
  1. Aztertu enpresaren beharrizanak
  2. Osatu proiekturako taldea
2. Lehenbiziko aukeraketa
  1. Bilatu merkatuan enpresaren beharrizanetara egokitzen den ERP bat
  2. Harremanetan jarri enpresaren beharrizanetara egokitzen diren ERP horietako hornitzaileekin.
  3. Hautagaiak elkarrizketatu eta informazioa bildu
  4. Kontuan hartu beharreko irizpide zerrenda bat prestatu. Kontuan hartu beharreko alderdiak 1. atalean zerrendatu direnak dira: funtzionalak, teknikoak, hornitzailearenak, zerbitzuarenak, ekonomikoak.
  5. Ebaluatu hautagaiak zehaztutako irizpideen arabera. Balorazio bat egin puntuazio bidez eta ikusi zein hautagaik jasotzen dituen puntu gehien.
  6. Prestatu aukeraketaren dokumentazioa eta lan-egitaraua.
3. Aukeratu ezarriko den ERPa.
  1. Bisitaldiak antolatu hornitzaileengana
  2. Hornitzaileei produktuaren demo bat eginarazi
  3. Hartu behin-betiko erabakia – Kontratua negoziatu
Aukeratu aholkularitza taldea
1. Dokumentatu bilaketaren oinarriak
  1. Antolatu bilaketa: zeinek ezarriko duen aukeratutako produktua.
  2. Prestatu aholkularitza aukeratzeko erabiliko diren irizpideen zerrenda
2. Hautagaiak aukeratu
  1. Hautagaiak elkarrizketatu eta informazioa bildu
  2. Hautagaien ebaluazioa egin
  3. Behin-betiko erabakia hartu - Negoziazioa
Proiektuaren aurkezpen eta plangintza orokorra

[aldatu] ERPa enpresan ezartzeko gomendioak

Behin ERPa enpresan instalatu ondoren eta migrazio edo datu-konbertsio lanak burutu ondoren, ERPa antolakundean ezartzeko lanak hasten dira. Lan hori konplexua izan daiteke eta dokumentu berezi batean argiro zehaztuta egon behar da, xeheki azalduz egin beharreko urrats eta egiaztapen guztiak.

Ezarpena arrakastatsua izango da erabiltzaile guztiek erabiltzen dutenean sistema berria bere etekin guztia aterata. Horretarako hauxe gomendatzen da:

Erabiltzaile guztiek saia ditzatela sistema berriak dituen funtzionalitate guztiak.
Berriro azaldu erabiltzaileei ERPak dakartzan onurak.
Prestakuntza pertsonalizatua eman, beti ere enpresan ezarritako sistema propioari begira eta ez estandarrari begira.
Aurrez zehaztutako bolada batean enpresak sistema biekin lan egitea, sistema zaharrarekin eta ERParekin.

[aldatu] Zergatik egiten dute porrot ERP ezarpen batzuek?

Oso komenigarria da jakitea zeintzuk diren ERPa enpresetan ezartzean gertatzen diren porroten arrazoi nagusiak, beste enpresa batzuek egindako akatsik guk ez egiteko eta arrakastaz burutu dezagun ezarpen prozesua. Hona hemen porrotaren arrazoi nagusiak:

ERP desegoki bat aukeratzea: enpresaren beharrizanetara egokitzen ez den produktu bat aukeratzea.
ERParen baliabide guztiak ez erabiltzea: behar diren baino funtzionalitate gehiago dituzten ERPak ezartzen direnean, garestiagoak ateratzen dira, denbora gehiago behar da horiek ezartzeko eta zailagoak dira erabiltzen.
Batere edo gutxi garatutako ERPak: sistema instalatu ondoren ez da gehiago garatzen enpresaren beharrizanei erantzuteko, eta azkenean ez da gauza ezertarako.
Langileak prozesuan ez inplikatzea: ERPak ezarri ondoren lan prozesuak beste era batera egiten dira eta horrek esan nahi du langileek ere beste ohitura eta lan-molde batzuk hartu behar dituztela.

Arazo hauek guztiak saihesteko bide onena da enpresaren benetako beharrizanak ondo ezagutzea eta beharrizan horiei ondoen erantzungo dien ERPa aukeratzea. Bestalde, beharrezkoa da baita ere erabiltzaileak prozesuan inplikatzea, berrikuntza horrekin helduko diren abantailak ongi azalduz eta behar bezalako prestakuntza emanez sistemari etekin guztia atera diezaioten.