Dokumentuen kudeaketa

Wiki E-Kontsulta(e)tik

Hona jo: nabigazioa, bilatu

Antolakunde bateko dokumentazioarekin zerikusia duten alderdi guztiak —biltegiratzea, bilaketa, errekuperatzea, eguneratzea, fluxua, egiaztatzea, e.a— kudeatzeko erabiltzen diren arau, teknika eta praktiken multzoari esaten zaio dokumentuen kudeaketa. Dokumentuen kudeaketa ez da kontzeptu berria, idazketarekin berarekin sortutakoa baino.

Halere, informazio teknologiek aurrerakuntza handiak ekarri dituzte dokumentuen kudeaketan Dokumentuak Kudeatzeko Sistemen bidez (DMS, ingelesezko Document Management System hitzetatik). Sistema horiei esker posible da kudeaketa automatizatzea, prozesuak azkarrago eta eraginkorrago egitea eta askoz ere toki fisiko gutxiago erabiltzea.

Dokumentuen kudeaketaren barruan sartzen da artxibo administratibo, kontable eta teknikoen kudeaketa eta antolakundeak erabiltzen duen beste edozein dokumenturen kudeaketa. Hala, dokumentuen kudeaketarako aplikazio batekin posible da kontrolatzea enpresa bateko faktura dokumentuak, albaranak eta eskari dokumentuak, eta aplikazio horrekin berarekin dokumentazio teknikoa mantendu daiteke, sail ezberdinetako langileek haietara nola hauetara iristeko behar dituzten baimenak kudeatuz.


Edukiak

[aldatu] Dokumentuen kudeaketako alderdiak

Dokumentuen kudeaketak konplexutasun maila ugari izan ditzake, segun eta zenbat dokumentazio kudeatu behar den eta nolako eraginkortasunez kudeatu nahi den. Halere, badira oinarrizko kontu edo irizpide batzuk kontuan izan behar direnak dokumentuak kudeatzerakoan eta dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezartzen denean.

Irizpideak
Kokapena Non gordeko diren dokumentuak eta nola iritsiko den horietara.
Sailkapena Cómo Nola antolatuko diren. Zein metodo erabiliko diren erraz berreskuratzeko moduan gordetzeko. Dokumentuen kudeaketako sistemek datu-baseak erabiltzen dituzte.
Berreskuratzea Nola aurkitu dokumentuak. Bilatzaileren bat egon behar da. Sailkapenarekin lotuta dago
Segurtasuna Segurtasun politika bat finkatu behar da jakiteko nola babestuko diren dokumentuak baimendu gabeko langileetatik eta zeintzuk izango diren jarriko diren baimen mailak
Ezbeharren errekuperazioa Datuak ezbeharretatik babesteko eta ezbeharren bat gertatuz gero informazioa berreskuratzeko politikak.
Zaintza Zein dokumentu gorde eta noiz arte. Zeintzuk ezabatu daitezkeen.
Banaketa Nola banatzen zaizkien dokumentuak euren beharra dutenei. Zein banaketa sistema aukeratu
Workflow-a Antolakundeko langileen arteko fluxua. Arauak ezarri behar dira joan-etorri hori azkarra eta segurua izan dadin eta dokumentuen segurtasun neurriak bete ditzan.
Sorkuntza Nola sortzen diren dokumentuak lankidetzako ingurune batean, bertsioak eta baimen mailak kontrolatuz
Autentifikazioa Dokumentuen egiazkotasuna baliozkotu.

Dokumentuak kudeatzeko sistema informatikoek alderdi horiek guztiak hartzen dituzte kontuan.


[aldatu] Dokumentu kudeaketaren osagaiak

Goian aipatu diren irizpideak betetzeko, dokumentuak kudeatzeko sistema informatiko guztiek ondoko elementuak izaten dituzte.


[aldatu] Metadatuak

Dokumentuan bertan jasotako informazioaz gain, dokumentuari buruzko informazioa ere jasotzea komeni da: sorrera data, egilea, tamaina, ezaugarriak, konpainia, gaia... Gaur egun dokumentuak sortzen dituen ia edozein aplikazio informatikok biltegiratu ditzake metadatu horiek.


[aldatu] Integrazioa

Kudeaketarako aplikazioan bertan era guztietako dokumentuak integratzen dira, erabiltzaileak aukera izan dezan dokumentu horiek sortu, ireki, editatu eta bertsio berriak gordetzeko aplikaziotik atera gabe.


[aldatu] Kaptura

Dokumentuak edo paperean ditugun testuak eskaner bidez irudiak balira bezala eskuratu eta digitalizatzeko aukera. Horretarako, OCR funtzionalitatea (testua ezagutzea) behar da, testua eskaneatzen dugunean testu-dokumentu batera aldatu dadin eta ez irudi-dokumentu batera. Behin digitalizatu ondoren kudeaketa informatikoko sisteman integratu daitezke.


[aldatu] Indexazioa

Prozedura honetan dokumentuei adierazleak eransten zaizkie aurkitzeko errazagoak izan daitezen. Horrezaz gain, dokumentuak asko direnean beste tresna batzuk erabiltzea komeni da, hala nola kategorizazioa eta aurkibideen multzoketak, bilaketak zuhaitzean egin ahal izateko eta bilaketa bat egiten dugunean elementu guztietatik pasatu behar ez izateko.

[aldatu] Biltegiratzea

Dokumentu elektronikoak datu-base batean biltegiratzea. Funtzionalitate bat izan behar du zehazteko datuok zenbat denbora mantentzen diren eta nola egin behar diren migrazioak beste biltegiratze sistema batera; segurtasun kopien sistema bat ere behar du lehenbiziko sistemak huts egiten duen kasuetarako.


[aldatu] Berreskuratzea

Biltegiratutako fitxategi bat berreskuratzeko tresnak. Nola askotan ez dugun jakingo bilatzen ari garen fitxategiaren identifikatzailea zein den, aplikazioak aukera eman behar digu fitxategia bere izenburutik edo beste metadaturen baten bidez (tamaina, egilea, e.a.) aurkitzeko. Horrela, bilaketa eraginkorragoak egin ahal izango ditugu.


[aldatu] Banaketa

Aplikazioak kanal bat eskaini behar digu fitxategiak banatzeko, hala egiteko premia egonez gero.


[aldatu] Segurtasuna

Aplikazioak bermatu egin behar du dokumentuek behar bezalako segurtasun maila dutela. Dokumentu batzuek duten informazio sentsiblea baimendutako langileek beste inork ez du ikusi behar. Bestalde, aplikazioak babesa eman behar du antolakundetik kanpo datozen intrusioen aurka.


[aldatu] Workflow-a

Dokumentuen transmisioaren fluxua antolakundeak berak zehazten du. Adibidez: langile batek dokumentu tekniko bat sortzen du, gainbegirale batek onartu behar du eta gero administrazioko norbaitek sinatu. Berrikuspena gainditu ezik, berriro erredaktorearengana itzuli behar da. Aplikazioa gauza izan behar da antolakundeak zehaztu dituen fluxuak maneiatzeko eta automatikoki horiei jarraitzeko. Aurreko adibidean, langileak dokumentua bukatutzat jo duenean aplikazioak prest utzi du errebisatua izan dadin, eta errebisioa bukatzen denean aplikazioak kudeatzen du nori heldu behar zaion.


[aldatu] Lankidetza

Askotan dokumentuak ez dira izango pertsona bakar baten lana, askorena baino. Horrelakoetan, aplikazioak tresna bat eskaini behar du dokumentu bati egiten zaizkion eguneratzeek ez dezaten elkar aldatu, hau da, pertsona bik dokumentu bateko zati berdina aldi berean editatzea galarazteko. Hori lortzeko aski da dokumentua blokeatzea, pertsona bat dokumentu horrekin lanean ari denean beste inork ezin dezan erabili.


[aldatu] Bertsioen kontrola

Nola dokumentu baten gainean pertsona askok egin dezaketen lan, beharrezkoa da dokumentuaren bertsioak kontrolatzea. Dokumentuak kudeatzeko aplikazioek integratuta izan ohi dute funtzio hori, halako gisaz non dokumentu bat aldatzen den bakoitzean historiko bat gordetzen baita egilearekin eta egindako aldaketekin. Historiko horrek, kontrola eramateaz gain, aurreko bertsioetara itzultzeko aukera ematen du, aldaketa berri bat onartzen ez den kasuetan.


[aldatu] Erlazionatutako hitzak

  • Edukiak kudeatzeko sistema: Oso antzeko kontzeptua da, baina edukiak kudeatzeko sistemak normalean web baten edukietarako erabiltzen dira, nahiz eta maila administratiboan bere ezaugarri asko dokumentuak kudeatzeko sistemen ezaugarrien antzekoak edo berdinak izan.
  • Jakintzaren kudeaketa: antolakunde baten jakintzaren kaptura, egituraketa eta banaketa. Jakintza hori esperientziatik eta beste iturri batzuetatik heldu da; antolakundean ohikoak diren prozesuak dokumentatuz, jardunbide egokien gidaliburuak prestatuz-eta sortzen da. Deitura hori “dokumentuen kudeaketa” deitura baino globalagoa da, izan ere, jakintzaren kudeaketa dokumentuak kudeatzeko sistemetan oinarritu baitaiteke.


[aldatu] Abantailak eta desabantailak

Dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezartzeak ondoko abantailak eta desabantailak ditu:


[aldatu] Abantailak

  • Erraztasuna eta irisgarritasuna: enpresaren dokumentazio guztira iritsi daiteke erraz eta azkar.
  • Segurtasuna: arrisku gutxiago dago informazioa galtzeko eta baimendu gabeko pertsonen eskuetara iristeko.
  • Aurrezkia: leku gutxiago behar da informazioa biltegiratzeko eta denbora gutxiago bilaketak egiteko eta informazioa biltegiratzeko.
  • Erabilera partekatua: dokumentazioa langile guztien eskura dago eta baliabide kolektibo bat bihurtzen da, zeinarekin bikoiztasunak, kopia gastuak, eta abar eragozten diren.
  • Produktibitate hobea: informazioa azkarrago eta eraginkorkiago eskuratu daitekeenez, produktibitatea hobetu egiten da.

[aldatu] Desabantailak

  • Ezarpenaren kostua: horrelako sistema bat ezartzea oso garestia izan daiteke.
  • Ezarpenaren denbora: sisteman lehen aldiz sartu behar diren datuak asko direnean, batzuetan denbora eta baliabide asko behar dira digitalizazio lana egiteko.


[aldatu] Begiratu ere


[aldatu] Kanpo estekak

Beste hizkuntzetan
Tresna pertsonalak
Nabigazioa
bideoak